Eisenhower Matrix หรือ Eisenhower Box ที่เราเรียกว่าเทคนิคการบริหารเวลาแบบประธานาธิบดี เพราะมีที่มาจากอดีตประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกา Dwight D.Eisenhower ที่สร้างกรอบการทำงาน โดยการจัดลำดับความสำคัญของงาน เพื่อจัดการกับปริมาณงานมากมายที่มีเข้ามา ด้วยการหยอดชิ้นงานลงในกรอบ EisenhowerBox ดังนี้
✅ ทำเลย
การจัดลำดับความสำคัญของงานที่ต้องลงมือ “ทำเลย” ไม่สามารถรอได้ เป็นงานที่มีกำหนดเวลาส่ง หรือเป็นงานที่มีฝ่ายอื่นที่เกี่ยวข้องต้องรอทำต่อจากเรา
✅ วางแผน
การจัดลำดับงาน “วางแผน” จะเป็นงานที่มีความสำคัญเช่นกัน แต่มีระยะเวลาในการทำงาน เช่น มีระยะหนึ่งสัปดาห์ก่อนส่งงาน จึงสามารถทำในภายหลังได้
✅ หาคนช่วย
งานบางชิ้นเราไม่ต้องลงมือทำเอง สามารถมอบหมายงานให้ผู้อื่น หรือยกมือขอความช่วยเหลือได้ เพื่อเป็นการแจกจ่ายงานออกไปจากตัว ถึงอย่างไรก็ตามเราก็ยังต้องติดตามงานอย่างใกล้ชิด
✅ ไม่ต้องทำ
เมื่อเอางานมาแผ่กางออกมา เราจะเห็นว่า งานบางชิ้นงาน เราไม่จำเป็นต้องทำ สามารถลบออกไปจากตารางงานได้เลย
✅ เร่งด่วน + สำคัญ = ทำเลย
งานที่มีความเร่งด่วนและมีความสำคัญ เป็นงานที่ต้องทำเลย รอไม่ได้ หากเป็นงานรายวัน ก็จะเป็น Priority work คือต้องทำก่อนเป็นอย่างแรก เช่น มีประชุมกับลูกค้าตอน 10 โมง มีประชุมทีมเวลา บ่าย 3 เป็นต้น
✅ ไม่เร่งด่วน + สำคัญ = วางแผน
ในกรอบงานนี้จะเป็นงานที่ไม่เร่งด่วน แต่เป็นงานที่มีความสำคัญ มีระยะเวลาให้ทำ มีกรอบของเวลาที่ชัดเจน เช่น ต้องส่งรายงานลูกค้าในทุกสิ้นเดือน
✅ ไม่สำคัญ + เร่งด่วน = หาคนช่วย
งานในกรอบนี้จะเป็นงานที่ไม่สำคัญ แต่กลับต้องทำอย่างเร่งด่วน ไม่สามารถรอได้ เช่น มีการประชุมด่วนที่ไม่ได้อยู่ในตารางนัดการประชุม หากเป็นเช่นนี้ คุณสามารถขอความช่วยเหลือให้คนในทีม เข้าประชุมนี้แทนได้
✅ ไม่เร่งด่วน + ไม่สำคัญ = ไม่ต้องทำ
ในกรอบสุดท้ายนี้ เป็นการคัดเอางานที่ไม่จำเป็นอย่างแท้จริงออก เช่น คุณตั้งใจจะเคลียร์อีเมลเก่า ๆ ทิ้ง แต่มีงานที่สำคัญกว่าในกรอบอื่น ๆ คุณก็สามารถตัดงานในกรอบนี้ทิ้งได้
เทคนิคบริหารจัดการเวลาแบบประธานาธิบดีดังที่กล่าวไปข้างต้น เป็นเทคนิคการบริหารเวลาเทคนิคหนึ่งที่ผู้บริหารหลายคนใช้แล้วประสบความสำเร็จ คุณเองก็สามารถประสบความสำเร็จแบบนี้ได้เช่นกัน สำหรับใครที่กำลังมองแอป HR ที่ใช่สำหรับเรา หรือทีมของคุณ สามารถติดต่อ line @HR INZPY เพื่อเข้าไปทดลองใช้งานฟรี 45 วัน ได้ที่แอปพลิเคชัน SAW HR
ที่มา : https://th.jobsdb.com/th/career-advice/article/บริหารเวลา-eisenhower-matrix
